Manajemen Administrasi

 MANAJEMEN ADMINISTRASI

Makalah

Disusun memenuhi tugas : Manajemen Perkantoran

Dosen Pengampu : Bp. Fatkhurroji

Disusun oleh;

ISMI NUR LAILIL (1403036075)

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI

WALISONGO SEMARANG

A.    PENDAHULUAN

Sejarah perkembangan administrasi itu dipelajari lebih mendalam akan terlihat bahwa dalam setiap kebudayaan, apapun tujuannya, bagaimanapun bentuk dan strukturnya, unsur-unsur administrasi tersebut pasti selalu ada. Oleh karenanya dapat dikatakan bahwa administrasi selalu ada pada setiap kegiatan. Pengetahuan tentang sejarah administrasi dapat diketahui berkat pelaksanaan kegiatan administrasi yaitu tulis-menulis. Dan sekarang adanya komputer dan sistem informasi yang lainnya membuat semakin pesat administrasi didunia ini.

B.     RUMUSAN MASALAH

A.    Bagaimana Sejarah Perkembangan Ilmu Administrasi,..?

B.     Apa Pengertian dan Fungsi Manajemen Administrai,..?

C.     Bagaimana Perkembangan Teori Manajemen yang Mempengaruhi Pengelolaan Administrasi,..?

D.    Bagaimana Prospek Karir di Bidang Administrasi,..?

C.     PEMBAHASAN

A.    Sejarah Perkembangan Ilmu Administrasi

Administrasi telah ada sejak dahulu kala karena administrasi timbul dengan timbulnya peradaban manusia berlangsung ribuan tahun sebelum masehi. Di Babylonia telah ditemukan catatan-catatan yang ditulis di atas tanah liat yang berasal dari abad ke-30 SM, demikian pula di Mesir ditemukan berbagai catatan yang menggunakan bahan dari pohon papyrus berabad-abad lamanya, di Cina pada abad ke-20 SM telah terdapat pencatatan mengenai kegiatan pemerintahan dengan mempengaruhi kulit binatang (penyu) yang diikuti dengan pemakaian logam, bambu dan kayu. Sedangkan negara lain (Persia, Yunani, maupun Romawi) telah melaksanakan kegiatan tersebut pada abad ke-5 SM. Adapun di Indonesia telah berlangsung kegiatan administrasi pemerintahan pada masa kerajaan Sriwijaya, Majapahit, Demak dll, yang dapat dilihat dari candi yang dibuat pada masa itu.

Apabila sejarah perkembangan administrasi itu dipelajari lebih mendalam akan terlihat bahwa dalam setiap kebudayaan, apapun tujuannya, bagaimanapun bentuk dan strukturnya, unsur-unsur administrasi tersebut pasti selalu ada. Oleh karenanya dapat dikatakan bahwa administrasi selalu ada pada setiap kegiatan. Pengetahuan tentang sejarah administrasi dapat diketahui berkat pelaksanaan kegiatan administrasi yaitu tulis-menulis. Dan sekarang adanya komputer dan sistem informasi yang lainnya membuat semakin pesat administrasi didunia ini.

Ada dua hal yang akan dijelaskan yaitu, pertama administrasi sebagai seni yaitu perkembangannya selalu dipengaruhi oleh perkembangan masyarakat dinamis. Demikian juga sebaliknya. Secara historical perkembangan administrasi sebagai seni itu didasarkan kepada pengetahuan masyarakat modern sekarang tentang kejadian-kejadian dimasa lalu pada kebudayaan tertentu pula. Yang kedua, administrasi sebagai ilmu pengetahuan, tepatnya sebagai ilmu pengetahuan sosial.

B.     Pengertian dan Fungsi Manajemen Administrasi

B.1 Pengertian Manajemen Administrasi Perkantoran

Administrasi berasal dari kata Latin “ad” artinya “kepada” dan “ministro”berarti “melayani”. Secara bebas dapat diartikan bahwa administrasi itu merupakan pelayanan atau pengabdian terhadap subjek tertentu. Administrasi merujuk pada kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan di dalam mencapai suatu tujuan

Sebagian besar istilah administrasi perkantoran dan manajemen perkantoran dengan pengertian yang sama, hal ini dipertegas oleh pernyataan PBB(1969), bahwa keduanya sama walaupun istilah administrasi lebih banyak digunakan untuk hal-hal yang berhubungan dengan negara, sedangkan manajemen lebih banyak berhubungan dengan perusahaan. Sedangkan definisi manajemen perkantoran(Gie, 2000) menurut beberapa ahli antara lain; 

1.      WH Evans (1963); fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi.

2.      Arthur Grager (1958); fungsi tata penyelenggaraan terhadaap komunikasi dan pelayanan dari suatu organisasi.

3.      William Leffingwell dan Edwin Robinson (1950); cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan dan dimana pekerjaan itu harus dilakukan.

4.      George Terry (1966); perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran serta pergerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Adapun Institute of Administrative Management (Anonymous, 2002) pada pertengahan tahun 1990-an mendefinikasikan manajemen perkantoran sebagai salah satu cabang ilmu manajemen yang memfokuskan pada layanan untuk mendapatkan, mencatat, dan menganalisis informasi, baik itu merencanakan maupun mengomunikasikannya guna mengamankan aset organisasi serta mempromosikan layanan administrasi itu sendiri untuk mencapai tujuan organisasi.

B.2 Fungsi Manajemen Administrasi 

Menurut Quible (2001), ada lima jenis fungsi antara lain;

1.      Fungsi Rutin, yaitu fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan, penggandaan, dan lain-lain. Biasanya fungsi ini dilaksanakan oleh staf administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan administrasi sehari-hari

2.      Fungsi Teknis, yaitu fungsi yang membutuhkan pendapat, keputusan dan ketrampilan perkantoran yang memadai, seperti familieritas dengan beberapa software, fungsi ini biasannya dilakukan oleh staf administrasi yang tergabung dalam departemen suatu organisasi.

3.      Fungsi Analisis, yaitu fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti membuat dan menganalisis laporan maupun membuat keputusan pembelian. Fungsi ini biasannya dilakukan oleh seorang asisten manajer yang bertanggung jawab men-support keputusan yang akan dibuat oleh atasannya.

4.      Fungsi Interpersonal, yaitu fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta ketrampilan berhubungan dengan orang lain, seperti mengoordinasikan tim proyek. Fungsi ini biasannya dilakukan oleh staf administrasi sebagai jenjang karir sebelum naik manajer pada suatu organisasi.

5.      Fungsi Manajerial, yaitu fungsi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, dan pemotivasian, seperti pembuatan anggaran, dan mengevaluasi karyawan. Biasanya fungsi ini dilakukan oleh staf setingkat manajer yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem dan prosedur administrasi suatu organisasi.

C.     Perkembangan Teori Manajemen Administrasi

Memahami perkembangan teori manajemen sangat penting untuk mendapatkan gambaran yang seutuhnya tentang proses manajemen. Menurut Odgers (2005), ada empat tahapan dalam evolusi teori manajemen yang berkaitan dengan dunia administrasi, yaitu;

1.      Manajemen Klasik

Pada awal abad 18 dan 19 dunia sedang mengalami revolusi industri yang menitikberatkan pada proses produksi dan bagaimana menciptakan organisasi industri yang modern. Manajemen klasik mempunyai dua pandangan, yaitu; manajemen ilmiah dan manajemen kesatuan yang utuh.

a.       Manajemen Ilmiah

Pandangan ini didasari oleh adanya dua masalah utama yang dihadapi organisasi, yaitu bagaimana meningkatkan rata-rata pekerja dan meningkatkan efisiensi pengelolaan organisasi. Dengan menggunakan pemikiran yang logis dan sistematis perusahaan akan mengembangkan solusi yang efektif terhadap kedua masalah yang dimaksud.

b.      Manajemen Kesatuan yang Utuh

Dengan menggunakan pendekatan ini manajer administrasi dituntut untuk menitik beratkan perhatiannya pada keseluruhan masalah administrasi yang terjadi di dalam organisasi.

2.      Manajemen Perilaku

Meskipun manajemen ilmiah tetap dijadikan dasar dalam pengelolaan sebuah organisasi atau perusahaan, namun pada dekade 1920 hingga 1930-an perhatian terhadap manusia sebagai unsur terpenting organisasi telah menjadi perhatian banyak peneliti. Sebagian besar peneliti menyadari bahwa manusia selain membutuhkan materi mereka juga mempunyai kebutuhan sosial, psikologis dan fisik yang lain. Ada dua pendekatan yang termasuk dari Manajemen Perilaku, yaitu pendekatan hubungan manusia dan pendekatan perilaku ilmiah.

a.       Pendekatan Hubungan Manusia

Faktor manusia mempunyai kontribusi yang lebih besar dibandingkan faktor teknis. Oleh karena itu, meningkatkan motivasi karyawan dalam bekerja untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitasnya lebih penting dibandingkan meningkatkan keberadaan faktor teknis.

b.      Pendekatan Perilaku Ilmiah

Pada awalnya, teori perilaku hanya menjelaskan satu kebutuhan manusia, yaitu kebutuhan akan penerimaan diri di lingkungan kerja. Namun, lambat laun hal ini berubah menjadi daftar kebutuhan mulai dari kebutuhan fisik, keamanan, sosial, penghargaan, emosional, hingga kebutuhan-kebutuhan manusia yang lainnya. Berdasarkan teori ini manajer harus menyadari bahwa kebutuhan setiap pekerja adalah berbeda dan seharusnya tidak mengasumsikan bahwa pendekatan tunggal dapat digunakan untuk memotivasi seluruh pekerja guna menyelesaikan pekerjaan.

3.      Manajemen Ilmiah

Selama ini kita mengenal manajemen ilmiah sebagai metode bisnis kuantitatif, yang menggunakan dasar ilmu teknik dan matematika untuk memecahkan masalah bisnis yang kompleks. Beberapa contoh yang dapat dikemukakan yaitu seperti; sampel pekerjaan, teori, forecasting dan penyeleksian.

4.      Manajemen Kualitas

Total Quality Management (TQM) diterima secara luas dan mempunyai dampak yang sangat penting dalam manajemen administrasi perkantoran. TQM menekankan pada kinerja tim, memberdayakan pekerja, mangakui keluasan suatu organisasi, dan menerima kritikan dalam melayani konsumen secara lebih baik. Filosofi ini secara efektif memperkenalkan perbaikan yang berkesinambungan. Meskipun TQM diimplementasikan dalam berbagai pendekatan, namun ada empat elemen pokok yang menyertainya, yaitu;

a.       Fokus pada kepuasan pelanggan

b.      Pengembangan produk atau layanan yang saat ini dihasilkan organisasi

c.       Kerja tim didasarkan pada kepercayaan dan kerja sama

d.      Teknik pengukuran statistik didesain dan digunakan untuk mengidentifikasikan masalah yang dihadapi produksi.

D.    Prospek Karier

Seiring dengan pertumbuhan dan kebutuhan akan informasi yang tepat serta cepat bagi organisasi masa kini dan masa depan, dibutuhkan pengelolaan informasi secara efektif dan efisien. Hal tersebut tentunya akan diikuti oleh kebutuhan sumber daya manusia yang kompeten dalam bidang administrasi perkantoran.

Seperti kita ketahui bersama, posisi manajer pada bidang ini termasuk level menengah di suatu organisasi, namun membutuhkan wawasan yang luas di bidang pemasaran, keuangan, aspek produksi maupun administrasi itu sendiri guna menyajikan laporan atau informasi yang bermanfaat bagi perusahaan. Bahkan akhir-akhir ini ada posisi yang membawahi divisi administrasi perusahaan. Keadaan tersebut semakin memudahkan posisi manajer administrasi sebagai orang yang tahu jalannya perusahaan secara keseluruhan untuk naik ke puncak posisi di suatu perusahaan, walaupun nyatanya belum begitu mengenal operasi perusahaan di lapangan.